Le monde de l’organisation d’événements a beaucoup évolué ces dernières années, à tel point que les règles classiques du protocole et les connaissances de base sur le déroulement d’un événement ne suffisent plus à en assurer la réussite. Aujourd’hui, il est nécessaire de connaître les nouvelles propositions et de mettre à jour les techniques et théories obsolètes.

Les lignes directrices essentielles

L’organisation d’événements est le processus de conception, de planification et de production de congrès, de cérémonies, de fêtes ou d’autres types de réunions, dont chacun peut avoir des objectifs différents. En réalité, l’organisation d’événements vise à reconceptualiser ce qui est actuellement le protocole, en essayant de faire voir aux différents groupes sociaux que ce terme n’a rien de péjoratif. La projection, le développement des préparatifs et la mise en œuvre de toutes sortes d’événements sont de la plus haute importance de nos jours. L’importance de l’image, du design et de la scénographie, en bref, de la projection extérieure dans l’organisation et la gestion d’événements dans n’importe quel domaine de la société rend nécessaire la création d’entreprises spécialisées dans ces disciplines, capables de gérer et de concevoir tout événement de manière multidisciplinaire. Pierre Events peut en être une bonne référence.

Parmi les tâches comprises dans l’organisation d’un événement figurent l’élaboration du budget et du calendrier, la sélection et la réservation de l’espace, le traitement des permis et des autorisations, la supervision des services de transport, des services gastronomiques ou de restauration, et la coordination logistique intégrale, entre autres. Les termes utilisés dans cette profession, comme dans le secteur du marketing, sont souvent en anglais. Il existe différentes façons de désigner l’expert en organisation d’événements : coordinateur de conférence, planificateur de congrès, coordinateur d’événements spéciaux ou encore planificateur de réunions.

Les fonctions d’un coordinateur d’événements

Les tâches d’un coordinateur d’événements sont nombreuses et variées. Quelle que soit la raison de l’événement, privé ou d’entreprise, les tâches à prendre en compte sont les mêmes : espace, places assises, production, sécurité, restauration, éclairage et son, entre autres. Nous pourrions diviser les fonctions selon les différents points suivants.

Planification stratégique

Une bonne stratégie est nécessaire pour tout projet, la meilleure façon étant de tenir une réunion avec le client et d’essayer de saisir de la manière la plus détaillée ce qu’il veut transmettre avec son événement, en lui offrant une attention personnalisée. Après avoir écouté le client, l’étape suivante consiste à analyser et à extraire les points forts afin de pouvoir apporter des idées à la proposition et ainsi lui apporter une valeur ajoutée.

Organisation

Une fois que la base du projet a été définie, il faut lui donner une forme. À ce stade, le rôle du coordinateur est de localiser l’espace idéal, de passer des contrats et de coordonner le personnel, la restauration, les transferts, le respect des règles juridiques et logistiques, entre autres. Une fois que tous les points nécessaires au développement de l’événement sont sous contrôle, il faut synchroniser tous les éléments. Par ordre de priorité, tous les détails doivent être convenus avec les fournisseurs, afin de garantir le bon fonctionnement des équipements techniques d’éclairage et de sonorisation. Enfin, un plan de communication stratégique sera élaboré pour aborder l’événement de la manière la plus correcte et la plus efficace.